Het is tegenwoordig heel gebruikelijk om een digitaal archief bij te houden. We doen vrijwel al onze zaken via onze telefoon, iPad of computer. Een archief van een bedrijf wordt al snel onoverzichtelijk. Door je online archief goed in te richten breng je structuur in je documenten en wordt alles makkelijk toegankelijk. Daarnaast wil je instellen van welke plekken je toegang en waar je juist geen toegang tot je archief wil hebben. We duiken in deze blog dieper in op waarom digitaal archiveren onmisbaar is geworden.
De voordelen van een digitaal archief
Altijd toegang hebben tot je digitaal archief wanneer het nodig is. Dat is misschien wel het belangrijkste voornemen van elk bedrijf. Verder biedt een digitaal archief de volgende voordelen:
- Geen fysieke opslag van allerlei documenten en papierwerk
- Via online templates alles laten voldoen volgens de wet- en regelgeving
- Documenten eenvoudig sorteren en aan elkaar linken
- Dankzij online opslag en back-ups geen kans op het verliezen van documenten door bijvoorbeeld een brand
Waar moet ik op letten bij het digitaliseren van mijn archief?
Beschik je over een groot fysiek archief? Geen zorgen, een team zoals Karmac Digitaliseert helpt je om je archief zorgeloos om te zetten tot een digitaal archief. Bij het omzetten komt wel het een en ander kijken. Alle documenten kunnen niet zomaar voor een scanner gehouden worden en geüpload worden tot een server. Zo moet er gelet worden dat al het papierwerk geschikt is voor scanwerk. Denk hierbij aan het verwijderen van post-its, paperclips, nietjes etc. Daarnaast moet er nagedacht worden hoe de documenten opgeslagen worden. Wil je alle documenten nummeren, in bepaalde formats opslaan en moet dit lokaal of op server niveau opgeslagen worden? Wanneer er gevoelige informatie gedigitaliseerd moet worden is het handig om dit weer af te schermen. Niet alles mag namelijk zomaar ingescand worden. Gelukkig helpen de specialisten je om door dit proces heen te lopen. Zo heb je straks een digitaal archief die volledig voldoet aan de wensen van het bedrijf. Voor elke bedrijf is dit weer anders. Laat je dus goed informeren over de mogelijkheden van het digitaliseren van een archief.